Non vogliamo sostituirci né al vostro legale, né al vostro commercialista; quando però decidete di affidare all’esterno i servizi di pulizia, vi consigliamo di preparare un capitolato scritto e valutate i 20 problemi con l’impresa di pulizie
Ricordatevi che per legge siete corresponsabili di qualsiasi incidente, o violazione, o inquinamento o evasione fiscale o contributiva dell’impresa di pulizia a cui vi siete affidati.
I 20 problemi con l’impresa di pulizie
- Definite cosa deve essere pulito; spazi aperti e chiusi, interni e esterni, corridoi, uffici, bagni, impianti, mobili arredi apparecchiature etc
- Come deve essere effettuato il servizio; “ a regola d’arte”. Con quale frequenza va fatta ogni singola operazione? Quando occorre definire un servizio “ ogni volta che sia necessario” per evitare che se avete una perdita d’olio l’impresa dica che non è di sua competenza?
- Deve essere indicato il programma operativo per ogni locale, con il relativo calendario delle operazioni periodiche (giornaliere, settimanali, annuali)
- Elenco del personale incaricato dei lavori, per fornire autorizzazione all’ingresso
- Modalità di variazione del personale incaricato; come deve essere comunicata? (sia per motivi di antinfortunistica, che di sicurezza per eventuali furti)
- Come vanno concordate le attività a cadenza mensile o semestrale? Chi sono gli addetti nell’azienda e nell’impresa che definiscono gli orari e le accessibilità?
- Chi fornisce i vari materiali di consumo (sacchi neri, sapone, asciugamani etc…) e chi provvede a metterli in opera. Se li fornisce l’impresa, stabilire se va rispettato un livello di qualità predefinito
- Con quale modalità bisogna gestire i rifiuti; responsabilità dell’azienda o dell’impresa quando una gestione scorretta porta a delle multe
- Definizione di eventuali rifiuti che vanno gestiti come speciali e non assimilabili agli urbani, come la segatura sporca: chi provvede al loro smaltimento?
- Sicurezza: chi ha le chiavi per eventuali lavori da svolgersi fuori orario? In caso di furti, chi stipula una eventuale assicurazione?
- Chi gestisce lo sgombero della neve, il taglio erba, le piante decorative…
- Chi garantisce la qualità del servizio? L’impresa deve avere un titolare o un responsabile tecnico da lui delegato che controlli sia il personale dell’impresa che il lavoro fatto da ciascuno di loro, e che rilasci con periodicità almeno settimanale una relazione dei controlli fatti
- Cosa succede se il servizio è inadeguato e l’impresa non provvede ad adeguarlo nel rispetto dei costi concordati? Rescissione del servizio, richiesta danni etc.
- Capitolato dei materiali (detergenti, lucidanti, disinfettanti) e dei macchinari, per evitare danni a pavimenti e strutture dell’azienda
- Rispetto delle norme antinfortunistiche dei macchinari utilizzati, sia per l’apparecchiatura, che per il suo uso, che per le modalità di collegamento all’impianto elettrico dell’azienda
- Sicurezza e biodegradabilità dei prodotti chimici, etichettatura conforme, responsabilità per intasamenti o inquinamenti della rete fognaria interna e esterna
- Apparecchiature elettroniche: qualità dei materiali utilizzati per la pulizia, responsabilità per eventuali danni
- Uso di prodotti sgradevoli all’olfatto o che causano allergie: come si sostituiscono? Chi è il responsabile di eventuali problemi di salute del personale o di terzi?
- Modalità di controllo del lavoro: è in collaborazione o contradditorio con il responsabile dell’impresa? Bisogna verificare sia la corretta periodicità e puntualità di erogazione del servizio, sia l’efficacia delle prestazione erogate
- Stesura del rapporto di controllo per iscritto, sia per ottenere un miglioramento del servizio, che per valutare l’opportunità del rinnovo a scadenza. Fatta salva la richiesta danni per prestazioni inadeguate.
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